Analisis Studi Kelayakan Sistem Penerimaan Peserta Didik Baru

Studi Kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online pada SMA Negeri 1 Cilacap

Pendahuluan

A. Pernyataan Masalah

Dari setiap tahunnya, SMA Negeri 1 Cilacap menerima banyak jumlah pendaftar calon siswa yang ingin melanjutkan studinya ke SMA Negeri 1 Cilacap. SMA Negeri 1 Cilacap melakukan proses Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) online secara terpusat di PPDB Cilacap (http://cilacap.siap-ppdb.com/). Dalam pelaksanaannya, pendaftar yang ingin mendaftarkan dirinya menjadi calon siswa dari SMA Negeri 1 Cilacap ini harus tetap melakukan verifikasi pendaftaran secara offline dengan cara datang langsung ke sekolah dan menyerahkan bukti pendaftaran dari website PPDB online Cilacap untuk selanjutnya mendapatkan tanda bahwa pendaftarannya telah terverifikasi.

Karena banyaknya jumlah pendaftar, terkadang hal tersebut menyulitkan manajemen SMA negeri 1 Cilacap untuk melakukan verifikasi secara offline. Pendaftar diharuskan datang secara langsung ke sekolah dan membawa berkas pendaftaran untuk melakukan verifikasi. Berkas tersebut akan dilakukan pengecekan satu persatu, pencatatan berkas yang sudah dicek tersebut masih dilakukan secara offline. Selanjutnya manajemen sekolah akan menyerahkan bukti hasil verifikasi kepada pendaftar. Hal tersebut memerlukan banyak tenaga dan biaya dari manajemen SMA Negeri 1 Cilacap. 

B. Lingkungan Implementasi

Sistem pendaftararan dengan verifikasi online ini akan diimplementasikan pada SMA Negeri Cilacap yang beralamat di Jalan MT. Haryono No. 730, Tegalreja, Cilacap, Donan, Cilacap Tengah, Jawa Tengah, 53213, Indonesia. SMA Negeri 1 Cilacap ini sudah memiliki website yang beralamat http://sman1clp.com/


Bahan dan Metode
A. Konsep dasar Sistem
Sistem verifikasi online ini akan membantu manajemen SMA Negeri 1 Cilacap untuk melakukan pencatatan hasil verifikasi dari setiap berkas yang ada. Selanjutnya sistem tersebut akan memberikan bukti verifikasi kepada pendaftar berupa bukti tercetak dari sistem (offline) dan online.

B. Studi Kelayakan
Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan beberapa jenis kelayakan, antara lain:

• Kelayakan Teknik

Kelayakan teknik mencakup kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. Kelayakan teknik ini menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Dapat disebut juga sebagai kelayakan dari kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan jaringan.

• Kelayakan Ekonomi

Kelayakan ekonomi berhubungan dengan adanya keuntungan atau kerugian, dan efisiensi biaya operasional. Motivasi pengembangan siste pada perusahaan biasanya berupa motif keuntungan, sehingga aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi ini terkait dengan penghematan biaya, peningkatan pendapatan, pengurangan investasi yang dibutuhkan dan peningkatan keuntungan.

• Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dari personel yang menjalan organisasi. Kelayakan ini menyangkut beberapa aspek seperti beberapa usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Kelayakan operasional ini juga mencakup mengenai penerimaan karyawan, dukungan manajemen dan persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya.

• Kelayakan Hukum

Kelayakan secara  hukum meliputi apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukup yang berlaku (tidak melanggar hukum jika diterapkan di objek penelitian). Misalnya yaitu bagaimana kelayakan perangkat lunak yang digunakan, bagaimana kelakan hukum informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang dibuat. Apakah melanggar hukum atau tidak 

Menilai Faktor Kelayakan TELOS
A. Menilai Kelayakan Teknis
Sistem ini menggunakan sistem pencatatan dan mencetakan secara manual. Pada dasarnya proses ini memang membutuhkan sistem yang lebih canggih mengingat permintaan dari pengguna sistem ini semakain naik. Maka kami menilai dengan 9.0.

B. Menilai Kelayakan Operasional
Sistem ini memerlukan integrasi dengan sistem induk, sehingga dibutuhkan pengguna yang terintegrasi dengan yang lain. Dalam hal ini kami menilai 9.0 karena pada dasarnya sistem yang dibuat tidak banyak berinteraksi dengan sistem yang lain.

C. Menilai Kelayakan Ekonomi
Pertanyaan yang harus ditanyakan mengenai dukungan atasan sekolah dan pihak terkait bahwasanya apakah mereka mendukung adanya sistem tersebut. Dengan adanya dukungan, dana dapat dicairkan. Sehingga sistem dapat menekan biaya pengeluaran selama proses pendaftaran, yang tentunya melibatkan berbagai pihak dan sumber daya. Jika dana yang diperlukan bisa dicairkan, penilaikan kami sekitar 9.5.

D. Menilai Kelayakan Hukum
Dalam beberapa contoh, legalitas dari suatu proyek sistem bukanlah suatu permasalahan. Penilaian kelayakan legalitas seharusnya menerima nilai 10.0. Jika data personal yang sangat sensitif tidak tersimpan baik, organisasi menjadi tidak terlindungi hukum. Lebih lagi, professional sistem yang mengerjakan proyek sistem sangat sadar akan pentingnya pengawasan. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasang serangkaian pemasangan yang spesifik untuk menjaga sistem terhadap kesalahan fungsi dan penyalahgunaan Iainnya. Karenanya memiliki penilaian 9.5 untuk kelayakan hukum.

E. Menilai Kelayakan Jadwal
Apakah proses implementasi mampu menyesuaikan dengan jadwal yang sudah ditetapkan? Kami menilai 9.5 karena sistem ini dinilai sederhana.


Hasil dan Pembahasan
A. Kelayakan Teknik
Kelayakan teknologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan, untuk penerapan sistem informasi di SMA Negeri 1 Cilacap memerlukan infrastruktur yang baik dari segi teknologinya. Sistem informasi akademik ini merupakan sebuah sistem berbasis web yang digunakan untuk membantu dalam pendaftaran siswa baru, serta segala informasi keakademikan sehingga membutuhkan personal komputer dan infrastruktur jaringan komputer yang baik. Semua itu berguna untuk mempermudah guru guru dalam mencata segala hal tentang data siswa baru yang mendaftar

1. Kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, perangkat jaringan
• Perangkat Keras
• Processor : Intel Core i5
• Memory : 2GB DDR3 Max 8 GB
• HDD : 500GB Serial ATA (7200 RPm)
• Network : Gigabit Network
• Optical Drive : Type DVD RW
• Monitor : Monitor 21"
• Keyboard : USB Keyboard
• Mouse : USB Optical Mouse
• Perangkat Lunak
• Sistem Operasi : Ubuntu 14.04
• Web Server : Apache2
• Database Server : MySQL
• Perangkat Jaringan
• Media penghubung : Kabel UTP
• Konektor RJ45
• Switch
2. Arsitektur Jaringan Komputer
• Arsitektur jaringan komputer yang digunakan adalah client-server, dimana jika seorang pengguna (masyarakat atau admin) yang meminta sebuah informasi yang bertindak sebagai client, lalu web informasi ini sendiri disimpan di dalam sebuah komputer yang disebut sebagai server akan mencari apakah informasi yang diminta tersedia didatabase atau tidak, jika informasi yang diminta tersedia maka server akan memberikan informasi tersebut kepada pengguna.

Menilai Kelayakan Teknik
Sistem baru dapat digunakan dan didirikan menggunakan teknologi yang terkenal. Teknologinya baru bagi perusahaan dan usernya, teknologi merupakan keluaran pertama vendor, beberapa vendor terlibat, menggunakan sistem jaringan yang kompleks. Karena perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan teknologi baru yang standar dalam industry dan dapat berjalan (nilai 9.0), berdasarkan nilai perwakilan user dan manajer proyek.

B. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dapat dinilai menggunakan kerangka kerja PIECES yang meliputi

1. Performance
• Sistem Lama
• Waktu persiapan dan pelaksanaan kegiatan membutuhkan waktu yang lama
• Waktu pembuatan laporan relatif lambat
• Sistem Baru
• Waktu perisapan, pelaksaaan, dan pembuatan laporan lebih cepat dengan sistem komputer
2. Information
• Sistem Lama
• Informasi yang disajikan tidak realtime
• Sistem Baru
• Informasi yang disajikan sudah secara realtime
3. Economy
• Sistem Lama
• Biaya yang dikeluarkan relatif lebih mahal dikarenakan biaya pengadaan yang banyak ataupun karena kesalahan operasional sehingga membutuhkan perulangan proses.
• Sistem Baru
• Biaya yang dikeluarkan relatif lebih murah dikarenakan informasi dapat diakses dari situs sehingga tidak perlu dicetak.
4. Control
• Sistem Lama
• Berkas-berkas memungkinkan diakses oleh orang yang tidak berpihak
• Berkas dapat dimanipulasi oleh oknum yang tidak beratnaggung jawab
• Sistem Baru
• Berkas hanya dapat diakses oleh pihak yang berhak dan aman
5. Efficiency
• Sistem Lama
• Memungkinkan untuk memasukkan data yang sama pada setiap berkas, shingga menghabiskan waktu.
• Sistem Baru
• Dokumen dapat dibuat dan digandakan dengan mudah dan cepat
6. Services
• Sistem Lama
• Pelayanan terhadap pengguna sistem lambat dikarenakan proses yang manual
• Sistem Baru
• Pelayanan dapat dijalankan kapanpun dengan cepat dan tepat.

Menilai Kelayakan Operasional
Karena sistem berbasis global yang yang baru dan banyak pengguna, dan tidak di kenal oleh beberapa user. Dan beberapa usernya adalah siswa baru dan guru-guru yang belum dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut. Nilainya menjadi 7.2.

C. Kelayakan Ekonomi
Pembuatan sistem baru tentunya memerlukan biaya sebagai bentuk investasi. Analisis ini diperlukan oleh pengguna agar mengetahui biaya estimasi dalam pembuatan perangkat ini, dari biaya analisis kebutuhan hingga biaya maintenance. Dalam menganalisis kelayakan ekonomi terdapat dua komponen biaya dan komponen manfaat

Komponen biaya ini dibagi menajdi tiga bagian yaitu biaya pengadaan, biaya pengembangan, dan biaya operasi. Biaya pengadaan mencakup pembelian jasa dan pembelian perangkat keras. Biaya pengembangan mencakup biaya analisis kebutuhan, analisa sistem hingga implementasi. Sedangkan biaya operasi mencakup biaya perawatan ketika sistem telah berjalan.

Komponen manfaat ini terdiri dari dua hal yaitu keuntungan berwujud dan keuntungan yang tidak berwujud. Keuntungan berwujud merupakan manfaat yang dapat dikur secara kuantitas, yaitu pengurangan biaya operasional dan biaya perlengkapan.. Keuntungan tak berwujud adalah manfaat yang tidak dapat diukur, namun dapat dirasakan, yaitu ketersediaan sistem kapanpun dan dimanapun, peningkatan efektivitas tenaga kerja, dan kemudahan penggunaan sistem.

Metode Analisis Biaya

Metode yang digunakan dalam analisis ini yaitu meungganakn periode pengembalian (Payback Period)
Periode = (investasi / proses) x 1 tahun
= (14.000.000 / 8.000.000) x 1 tahun
= 1.75 tahun

Dari perhitungan tersebut diketahui bahwa periode pengembaliannya adalah 1.75 tahun atau 1 tahun 9 bulan. Dalam artian, dalam 1 tahun sistem ini belum memberikan keuntungan. Namun setelah tahun kedua, sistem ini bisa dikatakan mampu mengurangi baiya yang dikeluarkan ketika menggunakan sistem biasa.

Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan hasil dari analisa biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.7.

D. Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa sistem informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hokum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi. Proyek sistem yang akan dikembangkan secara hukum dinilai layak karena perangkat lunak (software) yang digunakan resmi sesuai dengan perijinan yang ada. Dan pada aplikasi ataupun software yang akan dikembangkan menggunakan software yang bersifat open source yang berarti bahwa secara hukum software tersebut adalah legal. Sedangkan software yang di gunakan saat ini legal jika software tersebut memiliki lisensi atau jika hukum yang digunakan original atau bukan bajakan. Adapun rincian software secara hukum tersebut:

• Opensource
• Apache2
• MySQL Server
• PHP, HTML
• Lisensi
• Microsoft Excel
• Microsoft Access
• Microsoft Word

Menilai Kelayakan Hukum
Karena sistem yang dirancang tidak meliputi data sensitif yang disetujui, perancang sistem yang bekerja pada proyek sistem sangat sadar akan kontrol. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasukkan control khusus untuk menjaga sistem menjadi salah malfunction dan lainnya. Konsekuensinya, nilai diberikan 9.2.

E Menilai Kelayakan Jadwal
Dalam proyek pengembangan sistem informasi akademik ini dilakukan dalam lima belas tahap yaitu:

1. Analisa sistem yang berjalan
2. Analisa kelemahan sistem. Tahap ini terjadi setelah tahap analisa sistem berjalan
3. Analisa kebutuhan sistem. Tahap ini didapat setelah tahap analisa kelemahan sistem
4. Studi kelayakan. Tahap ini membutuhkan data dari tahap analisa kebutuhan sistem
5. Desain user interface. Tahap ini membutuhkan data tahap analisa kebutuhan sistem
6. Desain data. Pada tahap ini dibutuhkan data tahap studi kelayakan dan desain user interface
7. Desain proses. Pada tahap ini di butuhkan data tahap desain proses
8. Persiapan tempat instalasi. Pada tahap ini dibutuhkan data pada tahap studi kelayakan dan desain user interface
9. Instalasi hardware dan software. Pada tahap ini berjalan setelah tahap persiapan tempat instalasi
10. Uji program. Pada tahap ini terjadi setelah tahap desain proses dan instsalasi hardware dan software
11. Pemilihan personil. Tahap ini berjalan setelah tahap studi kelayakan dan desain user interface
12. Pelatihan personi. Pada tahap ini terjadi setelah tahap pemilihan pesonil
13. Uji sistem. Pada tahap ini dilakukan setelah tahap uji proram dan pelatihan personil
14. Konversi sistem, pada tahap ini terjadi setelah dapat hasil dari tahap uji program dan uji sistem
15. Yang terakhir, yaitu tahap dokumentasi ataupun tahap akhir dari pengembangan projek sistem.

Menilai Kelayakan Jadwal

Karena pengembangan diukur dalam jam, hari, minggu dan bulan maka kesalahan perkiraan (estimationerror) yang dibutuhkan untuk perancangan dan implementasi menjadi kecil. Maka nilainya 9.0.

Nilai Akhir Faktor Kelayakan TELOS

Jumlah dari semua faktor kelayakan = 42.1

Total nilai= 42.1/5 = 8.4, berarti perancangan pengembangan sistem informasi yang dievaluasi adalah LAYAK (B), dengan resiko pengembangan sistem yang cukup rendah.

Kesimpulan dan Saran

A. Kesimpulan

1. Hasil dari analisis studi kelayakan TELOS, pengembangan sistem layak untuk dilakukan ataupun dikembangkan
2. Rekomendasi kedepannya adalah proses sistem informasi akademik berbasis web sudah bisa dikembangkan serta digunakan dalam proses akdemiknya

B. Saran

1. Analisa studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja analisa studi kelayakan TELOS saja tetapi juga melakukan analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor)
2. Sistem informasi akademik berbasis web sebaiknya dilanjutkan ketahap implementasi, sehingga dapat mempermudah admin akademik, guru, dan para siswa di SMA Negeri 1 Cilacap

Referensi

1. http://www.academia.edu/7478549/Studi_Kelayakan_dan_Proposal_Sistem-Kelompok_10
2. http://ejournal.uin-suska.ac.id/index.php/sitekin/article/view/748

MPPL - Membuat Project Charter

Project Charter Document

______________________________________

Project Name: Pembutan Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen

Focus Area: Website Design

Product/Process: Website

Project Time : 6 March 2017 till 8 May 2017

Cost Estimation : Rp 4.500.000

Prepared By

Document Owner(s)	Project/Organization Role
Vicky Prasetyo	Project Manager
Valen Ahay Yaampun	Developer
JNE Surabaya	Stakeholder

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	7/03/2017		Document created

1.    PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah membuat sistem informasi JNE Surabaya yang dapat menyediakan informasi dengan cepat, mudah, dan akurat. Selain itu, peralihan dari metode manual dalam setiap transaksinya akan dilakukan. Sehingga diharapkan juga terciptanya transaksi yang dapat diolah dengan mudah, aman, dan terhindar dari kesalahan pengiriman. Selain itu, sistem informasi akan mempermudah dalam pencatatan dokumen yang juga mempermudah pencarian data di dalam database. Jika waktu transaksi maupun penulisan dokumen berkurang karena kemudahan tadi, maka biaya yang digunakan sebagai pengeluaran operasional juga akan berkurang. Bisnis akan menjadi maksimal dengan keuntungan yang besar.

2.            PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

·         Project Goals (Tujuan)

·         Objective (Objektivitas)

·         Scope (Ruang Lingkup)

·         Assumptions (Asumsi)

·         Risks (Risiko)

·         Costs (Biaya)

·         Timeline (Alokasi Waktu)

·         Approach (Pendekatan yang Digunakan)

·         Organization (Struktur Organisasi)

3.            PROJECT OVERVIEW

Dalam melakukan bisnisnya, JNE Surabaya masih menggunakan sistem manual. Pencatatan transaksi barang maupun dokumen dilakukan dengan penggunaan tinta pena dan kertas. Akibatnya, dokumentasi yang dibuat menjadi sulit untuk digunakan kembali, apabila terjadi sesuatu kesalahan dalam pengiriman yang memungkinkan untuk melacak transaksi sebelumnya.. Selain itu, pencatatan transaksi yang masih manual memakan waktu yang cukup lama, karena berkas harus disimpan dengan rapi atau harus diberi tanda sebagai bukti transaksi hari tersebut. Seiring dengan perkembangan jaman, JNE Surabaya membutuhkan sistem informasi yang bersifat terstruktur dan mudah digunakan. Sistem yang mudah digunakan disini, sistem tersebut mempermudah dalam proses transaksi barang maupun dokumen, proses pencarian atau pelacakan barang, dan penyimpanan informasi kepemilikan barang, serta karyawan.

4.            PROJECT SCOPE

1. Goals and Objectives

Goals	Objectives
Proyek akan membuat sistem infromasi manajemen pengiriman paket dan dokumen	1. Melakukan interview kepada stakeholder
	2. Melakukan interview kepada operator
	3. Mengembangkan sistem informasi sesuai kebutuhan

1. Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Interview kebutuhan stakeholder	Project Manager , Stakeholder	Melakukakan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Fitur-fitur mengenai profilling yang akan dibuat	Web Developer , Stakeholder	Tim web developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan	Web Designer, Stakerholder	Web Designer dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang telah disepakati.
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)	Stakeholder, Tim proyek	Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat
Estimasi usaha setiap work product tersebut	Project Manager	Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi  yang terdiri  atas  3 hingga 7 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
Testing aplikasi	Tester	Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat
Implementasi aplikasi web	Tim Proyek	Tim melakukan implementasi

1. Project Deliverables

Milestone		Deliverable
1.	Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai	Mendapatkan data dan infromasi mengenai proyek Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder Data operator JNE Surabaya Data pengiriman paket dan dokumen Menentukan batasan proyek Menentukan estimasi kebutuhan dana awal Dokumentasi pertemuan Dokumen kebutuhan proyek
2.	Melakukan wawancara terhadap stakeholder lainnya (mahasiswa)	Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek Dokumen kebutuhan proyek Dokumentasi pertemuan Dokumentasi pengembangan aplikasi
3.	Pembuatan Sistem (prototyping)	Mendapatkan hasil website sementara (prototype) Layanan website sudah bekerja 80 persen Dokument pengembangan aplikasi (progress)
4.	Desain Interface	Hasil desain website telah selesai dan tetap merujuk pada dokumen kebutuhan Dokumen pengembangan aplikasi (final)
5.	Presentasi Prototype kepada stakeholder	Mendapatkan feedback dari stakeholder Informasi tentang kebutuhan minor Dokument kebutuhan proyek
6.	Presentasi produk akhir	Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan stakeholder Sistem dapat berjalan dengan baik Produk telah diimplementasikan

1. Deliverables Out of Scope

Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi di dalam laboratorium e-bisnis. Selain itu pengolahan data dan data diluar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek. Adanya beberapa hal mengenai laboratorium e-bisnis yang tidak termasuk dalam ruang lingkup pengerjaan proyek profiling diataranya adalah berupa kode program dari tiap aplikasi yang dihasilkan oleh labooratorium e-bisnis.

1. Project Estimated Costs & Duration

 Project Estimated Duration:

Project Milestone	Date Estimate	Deliverable(s) Included
			Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder	28/03/2016	Informasi mengenai proses pengiriman barang secara manual Informasi stakeholder yang terlibat Informasi proses pencatatan transaksi Informasi tentang dokumentasi atau penyimpanan laporan - laporan Informasi karyawan Dokumen kebutuhan	High
Analisa hasil interview	31/03/2016	Mendapatkan kebutuhan utama Dokumen kebutuhan (final)	High
Desain Sistem dan interface	07/04/2016	Prototype	High
Presentasi ke Stakeholder	15/04/2016	Feedback mengenai prototype	Medium
Hosting dan Domain aplikasi	17/04/2016	Melakuakan pembelian hosting dan domain untuk implementasi aplikasi web	Medium
Testing aplikasi	25/05/2016	Memperoleh dokumentasi testing aplikasi	High

 Project Estimated Costs:

No.	Kebutuhan	Jumlah	Harga Satuan	Total Biaya
1.	PC Server	3	Rp 7.500.000,00	Rp 22.500.000,00
2.	MySQL database	1	Rp 1.550.000,00	Rp 1.550.000,00
Total				Rp 23.550.000,00

5.            PROJECT CONDITIONS

1.       Project Assumptions

·         Proyek ini di asumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan website mengenai satu focus, yaitu Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen JNE Surabaya

·         Proyek ini diasumsikan dapat membantu pemilik dan stakeholder JNE Surabaya untuk menyimpan record pengiriman

·         Proyek ini diasumsikan dapat membantu pelanggan dalam mengecek status paket

·         Proyek ini diasumsikan suatu website yang akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual bagi pelanggan.

2.                   Project Issues

Priority Criteria

1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.

3 −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4−Closed issue.

No.	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapatk an musibah	Low	Project Manager	Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim	Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
2	Listrik mati pada saat pengemban gan aplikasi web	High	Web Developer,Web Designer	Kemungkinan terjadi mati listrik pada saat pengembangan proyek.	Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS untuk keadaan mendesak.
3	Data Hilang	High	Tim Proyek	Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga	Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisa dengan komputer untuk mengembangan. Menggunakan tools pendukung keamaan komputer pengembangan seperti antivirus.

1.      Project Risks

No.	Risk Area	Likelihood	RiskOwner	Project Impact-Mitigation Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit	High	Project Manager	Meeting dilakukan dengan mencari hari  yang  longgar  dan sebisa mungkin diadakan pertemuan setiap harinya walaupaun hanya sebentar. Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan masalah jarak dan waktu.
2	Informasi dari stakeholder utama kurang	Medium	Project Manager	Mencari stakeholder yang lainnya seperti operator dan pelanggan yang datang
3	Ruang Lingkup proyek melebar terlalu luas	High	Project Manajer	Melakukan inisiasi diawa mengenai batasa-batasan atau constrains yang terdapat dalam proyek
4	Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target	High	Stakeholder	Membuat schedule task pada setiap kegiatan  yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim.
5	Kurangnya personil tim	Medium	Project Manager	Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan

1.       Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

·         Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.

·         Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.

·         Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder.

·         Aplikasi web yang dikembangkan dibuat khusus untuk laboratorium e-bisnis.

6.            Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi web profiling.

7.            Project Team Organization Plans

Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
Project Manager	Vicky Prasetyo	Melakukan interview terhadap stakeholder proyek Melakukan pembagian tugas Control Project Team Bertanggung jawab atas berjalannya proyek Mengatur keuangan proyek Menyusun dokumentasi proyek atau sistem
Developer	Valen Ahay Yaampun	Membuat desain interface Membuat tabel relasi database Melakukan pengembangan sistem informasi Melakukan testing prototype Melakukan final testing

8.            APPROVALS

Prepared by:

Afif Ridho Kamal Putra - 5114100173