Studi Kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online pada SMA Negeri 1 Cilacap
Pendahuluan
A. Pernyataan Masalah
Dari setiap tahunnya, SMA Negeri 1 Cilacap menerima banyak jumlah
pendaftar calon siswa yang ingin melanjutkan studinya ke SMA Negeri 1 Cilacap. SMA Negeri 1 Cilacap melakukan proses Pendaftaran Peserta Didik
Baru (PPDB) online secara terpusat di PPDB Cilacap (http://cilacap.siap-ppdb.com/). Dalam pelaksanaannya, pendaftar yang ingin mendaftarkan dirinya menjadi calon siswa dari SMA Negeri 1 Cilacap ini harus tetap melakukan verifikasi pendaftaran secara offline dengan cara datang langsung ke sekolah dan menyerahkan bukti pendaftaran dari website PPDB online Cilacap untuk selanjutnya mendapatkan tanda bahwa pendaftarannya telah terverifikasi.
Karena banyaknya jumlah pendaftar, terkadang hal tersebut menyulitkan manajemen SMA negeri 1 Cilacap untuk melakukan verifikasi secara offline.
Pendaftar diharuskan datang secara langsung ke sekolah dan membawa
berkas pendaftaran untuk melakukan verifikasi. Berkas tersebut akan
dilakukan pengecekan satu persatu, pencatatan berkas yang sudah dicek
tersebut masih dilakukan secara offline. Selanjutnya manajemen
sekolah akan menyerahkan bukti hasil verifikasi kepada pendaftar. Hal
tersebut memerlukan banyak tenaga dan biaya dari manajemen SMA Negeri 1 Cilacap.
B. Lingkungan Implementasi
Sistem pendaftararan dengan verifikasi online ini akan
diimplementasikan pada SMA Negeri Cilacap yang beralamat di Jalan MT. Haryono No. 730, Tegalreja, Cilacap, Donan, Cilacap Tengah, Jawa Tengah, 53213, Indonesia. SMA Negeri 1 Cilacap ini sudah memiliki website yang beralamat http://sman1clp.com/
Bahan dan Metode
A. Konsep dasar Sistem
Sistem verifikasi online ini akan membantu manajemen SMA Negeri 1 Cilacap untuk melakukan pencatatan hasil verifikasi dari setiap berkas yang ada. Selanjutnya sistem tersebut akan memberikan bukti verifikasi kepada pendaftar berupa bukti tercetak dari sistem (offline) dan online.
B. Studi Kelayakan
Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan beberapa jenis kelayakan, antara lain:
Bahan dan Metode
A. Konsep dasar Sistem
Sistem verifikasi online ini akan membantu manajemen SMA Negeri 1 Cilacap untuk melakukan pencatatan hasil verifikasi dari setiap berkas yang ada. Selanjutnya sistem tersebut akan memberikan bukti verifikasi kepada pendaftar berupa bukti tercetak dari sistem (offline) dan online.
B. Studi Kelayakan
Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan beberapa jenis kelayakan, antara lain:
- Kelayakan Teknik
Kelayakan teknik mencakup kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.
Kelayakan teknik ini menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari
aspek teknologi yang akan digunakan. Dapat disebut juga sebagai
kelayakan dari kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan jaringan.
- Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi berhubungan dengan adanya keuntungan atau kerugian,
dan efisiensi biaya operasional. Motivasi pengembangan siste pada
perusahaan biasanya berupa motif keuntungan, sehingga aspek untung rugi
menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi
ini terkait dengan penghematan biaya, peningkatan pendapatan,
pengurangan investasi yang dibutuhkan dan peningkatan keuntungan.
- Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dari personel
yang menjalan organisasi. Kelayakan ini menyangkut beberapa aspek
seperti beberapa usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa
menyelesaikan masalah yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus
benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Kelayakan operasional ini juga
mencakup mengenai penerimaan karyawan, dukungan manajemen dan
persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya.
- Kelayakan Hukum
A. Menilai Kelayakan Teknis
Sistem ini menggunakan sistem pencatatan dan mencetakan secara manual. Pada dasarnya proses ini memang membutuhkan sistem yang lebih canggih mengingat permintaan dari pengguna sistem ini semakain naik. Maka kami menilai dengan 9.0.
B. Menilai Kelayakan Operasional
Sistem ini memerlukan integrasi dengan sistem induk, sehingga dibutuhkan pengguna yang terintegrasi dengan yang lain. Dalam hal ini kami menilai 9.0 karena pada dasarnya sistem yang dibuat tidak banyak berinteraksi dengan sistem yang lain.
C. Menilai Kelayakan Ekonomi
Pertanyaan yang harus ditanyakan mengenai dukungan atasan sekolah dan pihak terkait bahwasanya apakah mereka mendukung adanya sistem tersebut. Dengan adanya dukungan, dana dapat dicairkan. Sehingga sistem dapat menekan biaya pengeluaran selama proses pendaftaran, yang tentunya melibatkan berbagai pihak dan sumber daya. Jika dana yang diperlukan bisa dicairkan, penilaikan kami sekitar 9.5.
D. Menilai Kelayakan Hukum
Dalam beberapa contoh, legalitas dari suatu proyek sistem bukanlah suatu permasalahan. Penilaian kelayakan legalitas seharusnya menerima nilai 10.0. Jika data personal yang sangat sensitif tidak tersimpan baik, organisasi menjadi tidak terlindungi hukum. Lebih lagi, professional sistem yang mengerjakan proyek sistem sangat sadar akan pentingnya pengawasan. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasang serangkaian pemasangan yang spesifik untuk menjaga sistem terhadap kesalahan fungsi dan penyalahgunaan Iainnya. Karenanya memiliki penilaian 9.5 untuk kelayakan hukum.
E. Menilai Kelayakan Jadwal
Apakah proses implementasi mampu menyesuaikan dengan jadwal yang sudah ditetapkan? Kami menilai 9.5 karena sistem ini dinilai sederhana.
Hasil dan Pembahasan
A. Kelayakan Teknik
Kelayakan teknologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan, untuk penerapan sistem informasi di SMA Negeri 1 Cilacap memerlukan infrastruktur yang baik dari segi teknologinya. Sistem informasi akademik ini merupakan sebuah sistem berbasis web yang digunakan untuk membantu dalam pendaftaran siswa baru, serta segala informasi keakademikan sehingga membutuhkan personal komputer dan infrastruktur jaringan komputer yang baik. Semua itu berguna untuk mempermudah guru guru dalam mencata segala hal tentang data siswa baru yang mendaftar
- Kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, perangkat jaringan
- Perangkat Keras
- Processor : Intel Core i5
- Memory : 2GB DDR3 Max 8 GB
- HDD : 500GB Serial ATA (7200 RPm)
- Network : Gigabit Network
- Optical Drive : Type DVD RW
- Monitor : Monitor 21"
- Keyboard : USB Keyboard
- Mouse : USB Optical Mouse
- Perangkat Lunak
- Sistem Operasi : Ubuntu 14.04
- Web Server : Apache2
- Database Server : MySQL
- Perangkat Jaringan
- Media penghubung : Kabel UTP
- Konektor RJ45
- Switch
- Arsitektur Jaringan Komputer
- Arsitektur jaringan komputer yang digunakan adalah client-server, dimana jika seorang pengguna (masyarakat atau admin) yang meminta sebuah informasi yang bertindak sebagai client, lalu web informasi ini sendiri disimpan di dalam sebuah komputer yang disebut sebagai server akan mencari apakah informasi yang diminta tersedia didatabase atau tidak, jika informasi yang diminta tersedia maka server akan memberikan informasi tersebut kepada pengguna.
Menilai Kelayakan Teknik
Sistem baru dapat digunakan dan didirikan menggunakan teknologi yang terkenal. Teknologinya baru bagi perusahaan dan usernya, teknologi merupakan keluaran pertama vendor, beberapa vendor terlibat, menggunakan sistem jaringan yang kompleks. Karena perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan teknologi baru yang standar dalam industry dan dapat berjalan (nilai 9.0), berdasarkan nilai perwakilan user dan manajer proyek.
B. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dapat dinilai menggunakan kerangka kerja PIECES yang meliputi
- Performance
- Sistem Lama
- Waktu persiapan dan pelaksanaan kegiatan membutuhkan waktu yang lama
- Waktu pembuatan laporan relatif lambat
- Sistem Baru
- Waktu perisapan, pelaksaaan, dan pembuatan laporan lebih cepat dengan sistem komputer
- Information
- Sistem Lama
- Informasi yang disajikan tidak realtime
- Sistem Baru
- Informasi yang disajikan sudah secara realtime
- Economy
- Sistem Lama
- Biaya yang dikeluarkan relatif lebih mahal dikarenakan biaya pengadaan yang banyak ataupun karena kesalahan operasional sehingga membutuhkan perulangan proses.
- Sistem Baru
- Biaya yang dikeluarkan relatif lebih murah dikarenakan informasi dapat diakses dari situs sehingga tidak perlu dicetak.
- Control
- Sistem Lama
- Berkas-berkas memungkinkan diakses oleh orang yang tidak berpihak
- Berkas dapat dimanipulasi oleh oknum yang tidak beratnaggung jawab
- Sistem Baru
- Berkas hanya dapat diakses oleh pihak yang berhak dan aman
- Efficiency
- Sistem Lama
- Memungkinkan untuk memasukkan data yang sama pada setiap berkas, shingga menghabiskan waktu.
- Sistem Baru
- Dokumen dapat dibuat dan digandakan dengan mudah dan cepat
- Services
- Sistem Lama
- Pelayanan terhadap pengguna sistem lambat dikarenakan proses yang manual
- Sistem Baru
- Pelayanan dapat dijalankan kapanpun dengan cepat dan tepat.
Menilai Kelayakan Operasional
Karena sistem berbasis global yang yang baru dan banyak pengguna, dan tidak di kenal oleh beberapa user. Dan beberapa usernya adalah siswa baru dan guru-guru yang belum dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut. Nilainya menjadi 7.2.
C. Kelayakan Ekonomi
Pembuatan sistem baru tentunya memerlukan biaya sebagai bentuk investasi. Analisis ini diperlukan oleh pengguna agar mengetahui biaya estimasi dalam pembuatan perangkat ini, dari biaya analisis kebutuhan hingga biaya maintenance. Dalam menganalisis kelayakan ekonomi terdapat dua komponen biaya dan komponen manfaat
Komponen biaya ini dibagi menajdi tiga bagian yaitu biaya pengadaan, biaya pengembangan, dan biaya operasi. Biaya pengadaan mencakup pembelian jasa dan pembelian perangkat keras. Biaya pengembangan mencakup biaya analisis kebutuhan, analisa sistem hingga implementasi. Sedangkan biaya operasi mencakup biaya perawatan ketika sistem telah berjalan.
Komponen manfaat ini terdiri dari dua hal yaitu keuntungan berwujud dan keuntungan yang tidak berwujud. Keuntungan berwujud merupakan manfaat yang dapat dikur secara kuantitas, yaitu pengurangan biaya operasional dan biaya perlengkapan.. Keuntungan tak berwujud adalah manfaat yang tidak dapat diukur, namun dapat dirasakan, yaitu ketersediaan sistem kapanpun dan dimanapun, peningkatan efektivitas tenaga kerja, dan kemudahan penggunaan sistem.
Metode Analisis Biaya
Metode yang digunakan dalam analisis ini yaitu meungganakn periode pengembalian (Payback Period)
Periode = (investasi / proses) x 1 tahun
= (14.000.000 / 8.000.000) x 1 tahun
= 1.75 tahun
Dari perhitungan tersebut diketahui bahwa periode pengembaliannya adalah 1.75 tahun atau 1 tahun 9 bulan. Dalam artian, dalam 1 tahun sistem ini belum memberikan keuntungan. Namun setelah tahun kedua, sistem ini bisa dikatakan mampu mengurangi baiya yang dikeluarkan ketika menggunakan sistem biasa.
Menilai Kelayakan Ekonomi
Karena setelah mendapatkan hasil dari analisa biaya dan manfaat serta mendapatkan total komitmen dari manajemen puncak, dan dana belum ada, tetapi pihak manajemen tertinggi dapat meyakinkan tim akan tersedianya dana sehingga nilai dapat diberikan 7.7.
D. Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa sistem informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hokum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi. Proyek sistem yang akan dikembangkan secara hukum dinilai layak karena perangkat lunak (software) yang digunakan resmi sesuai dengan perijinan yang ada. Dan pada aplikasi ataupun software yang akan dikembangkan menggunakan software yang bersifat open source yang berarti bahwa secara hukum software tersebut adalah legal. Sedangkan software yang di gunakan saat ini legal jika software tersebut memiliki lisensi atau jika hukum yang digunakan original atau bukan bajakan. Adapun rincian software secara hukum tersebut:
- Opensource
- Apache2
- MySQL Server
- PHP, HTML
- Lisensi
- Microsoft Excel
- Microsoft Access
- Microsoft Word
Karena sistem yang dirancang tidak meliputi data sensitif yang disetujui, perancang sistem yang bekerja pada proyek sistem sangat sadar akan kontrol. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasukkan control khusus untuk menjaga sistem menjadi salah malfunction dan lainnya. Konsekuensinya, nilai diberikan 9.2.
E Menilai Kelayakan Jadwal
Dalam proyek pengembangan sistem informasi akademik ini dilakukan dalam lima belas tahap yaitu:
- Analisa sistem yang berjalan
- Analisa kelemahan sistem. Tahap ini terjadi setelah tahap analisa sistem berjalan
- Analisa kebutuhan sistem. Tahap ini didapat setelah tahap analisa kelemahan sistem
- Studi kelayakan. Tahap ini membutuhkan data dari tahap analisa kebutuhan sistem
- Desain user interface. Tahap ini membutuhkan data tahap analisa kebutuhan sistem
- Desain data. Pada tahap ini dibutuhkan data tahap studi kelayakan dan desain user interface
- Desain proses. Pada tahap ini di butuhkan data tahap desain proses
- Persiapan tempat instalasi. Pada tahap ini dibutuhkan data pada tahap studi kelayakan dan desain user interface
- Instalasi hardware dan software. Pada tahap ini berjalan setelah tahap persiapan tempat instalasi
- Uji program. Pada tahap ini terjadi setelah tahap desain proses dan instsalasi hardware dan software
- Pemilihan personil. Tahap ini berjalan setelah tahap studi kelayakan dan desain user interface
- Pelatihan personi. Pada tahap ini terjadi setelah tahap pemilihan pesonil
- Uji sistem. Pada tahap ini dilakukan setelah tahap uji proram dan pelatihan personil
- Konversi sistem, pada tahap ini terjadi setelah dapat hasil dari tahap uji program dan uji sistem
- Yang terakhir, yaitu tahap dokumentasi ataupun tahap akhir dari pengembangan projek sistem.
Menilai Kelayakan Jadwal
Karena pengembangan diukur dalam jam, hari, minggu dan bulan maka
kesalahan perkiraan (estimationerror) yang dibutuhkan untuk perancangan
dan implementasi menjadi kecil. Maka nilainya 9.0.
Nilai Akhir Faktor Kelayakan TELOS
Jumlah dari semua faktor kelayakan = 42.1
Total nilai= 42.1/5 = 8.4, berarti perancangan pengembangan sistem
informasi yang dievaluasi adalah LAYAK (B), dengan resiko pengembangan
sistem yang cukup rendah.
Kesimpulan dan Saran
A. Kesimpulan
- Hasil dari analisis studi kelayakan TELOS, pengembangan sistem layak untuk dilakukan ataupun dikembangkan
- Rekomendasi kedepannya adalah proses sistem informasi akademik berbasis web sudah bisa dikembangkan serta digunakan dalam proses akdemiknya
B. Saran
- Analisa studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja analisa studi kelayakan TELOS saja tetapi juga melakukan analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor)
- Sistem informasi akademik berbasis web sebaiknya dilanjutkan ketahap implementasi, sehingga dapat mempermudah admin akademik, guru, dan para siswa di SMA Negeri 1 Cilacap
Referensi
- http://www.academia.edu/7478549/Studi_Kelayakan_dan_Proposal_Sistem-Kelompok_10
- http://ejournal.uin-suska.ac.id/index.php/sitekin/article/view/748
