MPPL - Kerangka Acuan Kerja Sistem Informasi Pengiriman Dokumen

KERANGKA ACUAN KERJA

SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN PAKET DAN DOKUMEN

PADA TIKI

       

1. Latar Belakang

Sebuah informasi merupakan kunci utama dalam sebuah perusahaan. Informasi sangatlah tergantung dari beberapa aspek antara lain aspek sumber, bagaimana mendapatkannya dan beberapa aspek yang lain. Informasi memegang peranan yang penting dalam proses pengambilan keputusan bagi pihak manager. Informasi yang tepat, akurat dan relevan tentunya akan mendukung dalam pengambilan keputusan tersebut.

Dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, untuk mendapatkan informasi yang cepat sudah tidak diragukan lagi. Bahkan keakuratan informasi yang diperoleh akan lebih terjamin. Salah satu teknologi yang dapat memenuhi hal tersebut adalah komputer, dimana dalam pengolahan data komputer akan lebih cepat, sehingga informasi yang didapat tepat pada waktunya.

Dengan banyaknya kemudahan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem komputerisasi tersebut, maka banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem tersebut. Tetapi pada Tiki Gerai 10 Yogyakarta sistem yang diterapkan pada bagian pengiriman paket dan dokumen masih manual yaitu dengan pencatatan tulis tangan pada kwitansi. Akibatnya proses pelayanan data pengiriman paket dan dokumen lambat. Begitu juga untuk memperoleh informasi dan laporan-laporan yang diperlukan.

Berdasarkan masalah tersebut maka kami tertarik untuk membangun aplikasi pengiriman paket yang nantinya mampu meminimalisasi masalah yang ada.

2. Maksud dan Tujuan

1. Adanya sistem pengiriman paket dan dokumen ini dapat memberikan kemudahan kepada instansi yang terkait untuk melakukan pengolahan data pengiriman paket dan dokumen.

2. Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik dari sistem yang sebelumnya karena segala hal pencatatan data user, data paket, data kota dan transaksi pengiriman paket dan dokumen digantikan dengan memasukkan datanya pada program sistem ini.

3. Pengolahan data yang cepat, berkualitas dan lancar ini sangat diperlukan oleh semua setiap tipe organisasi guna membantu dalam mencapai tujuan atau sasaran organisasi.

4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini jika digunakan di Tiki Gerai 10 Yogyakarta antara lain:

• Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.
• Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
• Tata letak dari program dan bentuk output diatur sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat.

3. Sasaran

Tersedianya sistem pengiriman paket dan dokumen yang mudah untuk dikelola dan bisa memberikan akses data yang cepat, tepat, serta akurat.

4. Nama dan Organisasi Pengguna Jasa

PT. Citra Van Titipan Kilat (Tiki) Gerai 10 Yogyakarta

5. Sumber Pendanaan

Anggaran perusahaan sebesar Rp 15.000.000,00 (lima belas juta rupiah). Termasuk untuk biaya komputer dan juga server yang akan digunakan.

6. Lingkup, Lokasi Kegiatan, Data dan Fasilitas Penunjang, Serta Alih Pengetahuan

1. Lingkup Kegiatan

1. Perancangan Sistem

Perancangan yang akan digunakan dalam membuat sistem ini ada 6 macam perancangan, yaitu perancangan proses, flowchart, DFD, ERD, relasi tabel, dan struktur tabel.

2. Perancangan Proses

1. Sistem dapat melakukan pendataan user, paket, kota, dan transaksi.
2. Sistem dapat menampilkan laporan data paket, kota dan transaksi. Pada laporan transaksi dibagi menjadi laporan parameter kota, laporan parameter jenis barang dan cetak kwitansi untuk pengirim dan penerima.
3. Admin dapat mengakses data user, paket, kota, dan transaksi.
4. Operator dapat mengakses data transaksi.
5. Hak akses admin dan operator meliputi tambah, edit, hapus, cari data dan lihat laporan.

Dari gambaran proses diatas dapat diketahui kesatuan luar, data masukan dan data keluaran dari sistem informasi pengiriman paket dan dokumen pada Tiki Gerai 10 Yogyakarta antara lain:

1. Kesatuan Luar

1. Admin adalah pemilik Tiki Gerai 10 Yogyakarta yang memiliki hak akses paling luas. Meliputi hak akses user, paket, kota, dan transaksi
2. Operator adalah operator Tiki Gerai 10 Yogyakarta yang memiliki hak akses untuk mengelola data transaksi

2. Data Masukan

Data masukan meliputi data user, paket, kota, dan transaksi.

3. Data Keluaran

Data keluaran meliputi laporan paket, kota dan transaksi.

3. Sistematis Pembuatan

1. Sistem Flowchart
2. Perancangan Basis Data
3. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen
4. DFD Level 1 Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen
5. DFD Level 2 Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen
6. ERD (Entity Relationship Diagram)
7. Rancangan Form

1. Form Login
2. Form Halaman Home

8. Implementasi Sistem (PHP dan MySQL)

2. Lokasi Kegiatan

Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta

3. Data dan Fasilitas Penunjang

1. Data Paket Barang dan Dokumen
2. Data Pekerja
3. Perangkat Keras

1. Processor         : Intel (R) Core (TM) 2 Duo CPU T5750 @ 2.0 Ghz
2. Memory         : 1,00 GB
3. VGA                 : Mobile Intel (R) 965 Express Chipset Family
4. Hardisk         : 26 GB Free (39GB Total)
5. Sistem Operasi         : Windows 7 Ultimate
6. Keyboard dan mouse

4. Perangkat Lunak

1. MySQL
2. PHP (Perl Hypertext Processor)
3. Adobe Dreamwaver 8
4. Adobe Photoshop CS 3
5. XAMPP 1.7.4
6. Web Browser, Web Server, Database Server, Client Side Cripting, Server Side Cripting

4. Alih Pengetahuan

Penyedia jasa akan memberikan petunjuk berupa tutorial untuk menjalankan aplikasi yang disertakan, dan memberikan pelatihan khusus kepada operator demi memenuhi kebutuhan alih pengetahuan.

7. Metodologi

Metodologi yang digunakan mencakup ke-7 objektif basis data adalah:

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)
2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)
3. Keakuratan (Accuracy)
4. Ketersediaan (Avaibility)
5. Kelengkapan (Completeness)
6. Keamanan (Security)
7. Kebersamaan pemakaian (Sharability)

Seiring dengan kebutuhan informasi dan pengirim dokumen atau paket, maka akan dipenuhi semua objektif tersebut dan juga pelatihan terhadap operator akan sering dilakukan apabila terjadi maintenancesistem baru.

8. Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanan kegiatan ini ± 60 hari (enam puluh) sesuai dengan hari yang ada pada kalender. Tahapan – tahapan seperti yang dijelaskan sebelumnya, akan dilaksanakan dengan tambahan final testing untuk tes akhir yang akan dilakukan oleh end user.

9. Kualifikasi

Kualifikasi yang harus dipenuh oleh penyedia jasa adalah:

1. Mengerti pemrograman berbasis web.
2. Mengerti pengolahan grafis atau desain untuk interface sistem.
3. Memiliki wawasan yang luas dan ide – ide untuk mengembangkan sistem untuk selanjutnya.
4. Memiliki pengalaman setidaknya 5 proyek sudah pernah dibangun dan berhasil.
5. Mengerti manajemen keuangan dan pengelolaan dokumen berupa catatan maupun daftar barang – barang.

10. Tenaga Ahli

Tenaga ahli yang diperlukan untuk menjalankan proyek ini adalah:

1. Pemimpin Proyek (Project Manager)

Pemimpin proyek memiliki kriteria minimal Sarjana Manajemen Bisnis (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 3 tahun pengalaman bekerja. Pemimpin proyek yang dimaksud merupakan orang yang akan mengatur segala urusan yang berkaitan dengan pembangunan sistem atau system developing.

2. Sistem Analis

Sistem analis memiliki kriteria minimal Sarjana Teknik (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 1 tahun pengalaman bekerja. Sistem analis setidaknya dibutuhkan 1 (satu) orang.

3. Programmer

Programmer memiliki kriteria minimal Sarjana Teknik Informatika (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 2 tahun pengalaman bekerja. Programmer dibutuhkan setidaknya 3 (tiga) orang untuk pemrograman web (css/html, php, sql)

4. Desainer

Desainer memiliki kriteria minimal Sarjana Desain Produk (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 1 tahun pengalaman bekerja. Desainer dibutuhkan miniml 1 (satu) orang.

5. Konsultan

Konsultan memiliki kriteria minimal Sarjana (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 2 tahun pengalaman bekerja.

6. Pelatih (Tutor)

Pelatih memiliki kriteria minimal mahasiswa Sarjana Teknik Informatika (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 2 tahun pengalaman bekerja.

11. Keluaran

Keluaran yang akan dihasilkan kegiatan ini, diantaranya:

1. Aplikasi atau sistem informasi pengirim paket dan dokumen untuk PT. Citra Van Titipan Kilat (Tiki) Gerai 10 Yogyakarta.
2. Dokumentasi untuk pengembangan aplikasi ke depannya karena kebutuhan yang tidak terbatas sesuai dengan perkembangan jaman.
3. Source Code dari program yang berhasil dibangun.
4. Dokumentasi berupa technical manual atau dokumen tutorial yang disertakan dengan aplikasi.
5. Database berupa server yang siap digunakan kapanpun dan dimanapun.

Keluaran ini akan dicetak dalam format Windows Office atau Pdf  sebagai softcopy dan hardcopy yang akan dicetak dalam kerta A4 dan dilaminating, serta dijilik dengan hardcover. Untuk softcopy disertakan dalam CD/DVD dan softcopy tersebut merupakan dokumen terakhir setelah dinyatakan berhasil pada final testing.

12. Pelaporan

Pelaporan disini akan dibagi menjadi 3, yaitu:

1. Laporan Pendahuluan, berisi:

1. Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh untuk pembangunan sistem.
2. Pengalihan sumber daya untuk tahap awal pembangunan sistem.
3. Jadwal kegiatan penyedia jasa.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 5(lima) hari kalender sejak serah terima proyek.

2. Laporan Mingguan, berisi:

1. Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi.
2. Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendalakendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut.
3. Persentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya hari selasa setiap minggu sebanyak 1 (satu) buah laporan.

3. Laporan Akhir, berisi:

1. Laporan pendahuluan.
2. Laporan Mingguan.
3. Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan.
4. Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 60 (sembilan puluh) hari berkaitan dengan dokumen akhir yang dijelaskan di bab sebelumnya.

Kuliah Manajemen Proyek Preangkat Lunak - Kerangka Acuan Kerja.

MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK

Review Pertemuan 1

Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak atau software merupakan aplikasi yang terdiri dari sekumpulan kode atau instruksi, yang berisi data dan dokumentasi atau petunjuk manual untuk menyelesaikan suatu permasalahan.

Proyek
Proyek adalah suatu kegiatan yangn mempunyai batasan waktu (bersifat sementara), biaya dan resource untuk mencapai sebuah tujuan.

Manajemen
Manajemen adalah kegiatan mengatur, mengelola berupa perencanaan, pelaksanaan dan controlling.

Dari tiga pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa Manajemen Proyek Perangkat Lunak (MPPL) adalah aktivitas untuk perencanaan, pelaksanaan sampai pada tahap controlling terhadap pembuatan suatu perangkat lunak dengan menggunakan resource yang ada dalam jangka waktu tertentu untuk memenuhi kebutuhan guna menyelesaikan suatu permasalahan.

Dalam MPPL, terdapat stakholder yang mempunyai peran masing-masing dalam manajemen proyek pernagkat lunak, yaitu:

1. Proyek
• Merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan, dengan batasan waktu tertentu atau bersifat sementara yang memerlukan biaya dan resource.
2. Client
• Pemilik dari proyek yang menentukan kebutuhan - kebutuhan dari perangkat lunak yang akan dibuat.
3. Proyek Manajer
• Melakukan controll pada pembuatan perangkat lunak agar tidak melebihi dari waktu yang telah ditentukan. Serta controll pembagian tugas dari setiap programmer. Menentukan biaya pembuatan perangkat lunak.
4. Enginner (Programmer)
• Orang yang membuat aplikasi perangkat lunak, dapat bekerja sebagai tester untuk memastikan perangkat lunak yang telah dibuat berjalan sesuai.
5. Designer
• Membuat visualisasi kebutuhan dari client kepada programmer, serta menentukan arsitektur software yang akan dibuat.
6. End User
• Semua orang yang berhubungan dan akan menggunakan perangkat lunak yang telah dibuat.
7. Analis
• Menentukan kebutuhan - kebutuhan dari perangkat lunak yang akan dibuat. Menentukan batasan perangkat lunak dapat digunakan dengan kapasitas tertentu, dan pembaruan perangkat lunak jika telah digunakan dalam jangka waktu tertentu.
8. Invertor / Sponsor
• Pihak yang mendanai pembuatan perangkat lunak.

CONTOH KERANGKA ACUAN KERJA

Kerangka Acuan Kerja

Nama Proyek

PEMELIHARAAN DAN OPERASIONAL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SPEKTRUM

Latar Belakang 

Guna memenuhi kebutuhan layanan sistem manajemen Dirjen Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika (SDPPI), Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) menghadirkan layanan perizinan spektrum frekuensi radio secara daring atau e-Licensing yang terintegrasi melalui Sistem Informasi Manajemen SDPPI (SIMS).
Tentunya dalam sebuah Sistem Informasi, pasti diadakan maintenance pemeliharaan sistem terkait dengan kelancaran berjalannya proses bisnis yang ditangani sistem informasi tersebut. Oleh karena itulah pihak Kemkominfo mengadakan proyek maintenance ini.

Maksud dan Tujuan 

Tujuan dari pengadaan proyek ini adalah untuk meningkatkan kinerja sistem, dan fitur - fitur non fungsional dari Sistem Informasi Manajemen Spektrum seperti :

• Kecepatan Akses
• Kekuatan Server
• Kestabilan Script
• Keamanan Sistem
• Daya Tampung Database 

Sasaran

Terwujudnya Sistem informasi Manajemen Spektrum yang lebih baik dan dapat menangani proses bisnis lebih cepat dan akurat.

Nama Organisasi Pengguna Jasa

Kementerian Komunikasi dan Informatika  

Sumber Pendanaan

Pengadaan Tunggal dari APBN tahun 2015 dengan Nilai HPS paket sebesar kurang lebih 2.6 Milyar Rupiah.

Lingkup, Lokasi Kegiatan, Data dan Fasilitas penunjang serta Ahli Pengetahuan

a. Lingkup Kegiatan

Lingkup kegiatan meliputi:

• Rekonfigurasi server web dan database server
• Rekonfigurasi Enkripsi terhadap proses pengiriman data dan keamanan jaringan
• Peremajaan Hardware server
• Melakukan testing terhadap kestabilan script
• Penentuan kekuatan server dan kestabilan script melalui brenchmarking
• Rekonfigurasi jaringan dan script bila diperlukan 

Ditambah lagi dengan dokumentasi terhadap proses perubahan script dan versioning berupa softcopy dan hardcopy yang dibuat berdasarkan acuan dokumentasi sebelumnya (jika ada) dan hasil dari perubahan yang dilakukan, yang meliputi:

1. User Requirement
2. User Interface
3. Migrasi data
4. Testing (Case Test, Unit Test, Integration Test, Acceptance Test)
5. Database Dictionary
6. Database Security
7. Security Level
8. Form Input/Output
9. Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasaUser Manual

b. Lokasi Kegiatan

Gd. Sapta Pesona Lantai 7 Jl. Medan Merdeka Barat No.17 Jakarta Pusat 10110 - Jakarta Pusat (Kota)

c. Data dan fasilitas penunjang

• Dokumentasi hasil pengembangan proyek perangkat lunak dari versi - versi sebelumnya
• Beberapa staf terkait operasional dari sistem informasi manajemen spektrum (administrator)

d. Ahli Pengetahuan

Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi, dan seminar terkait dengan tata cara penggunaan aplikasi yang telah diubah serta cara kerja dari seorang admin.

Metodologi

Metodologi Proyek ini adalah berfokus pada maintenance dengan pengubahan fungsionalitas seminimal mungkin berdasarkan acuan dokumentasi versi-versi sebelumnya dan kebutuhan yang mendesak pada proses bisnis saat ini.

Jangka Waktu Pengerjaan

Jangka Waktu Pelaksaan proyek ini kurang lebih berkisar pada 60 hari kerja dan harus dilakukan proses user acceptance paling lambat 5 hari kerja setelah tanggal serah terima proyek.

Kualifikasi 

Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh penyedia jasa adalah:
- Ijin Usaha : SIUP
- Klasifikasi : Peserta yang berbadan usaha harus memiliki surat izin usaha jasa konsultasi piranti lunak, Informatika yang dikeluarkan oleh instansi berwenang yang masih berlaku- Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir

Tenaga Ahli

Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :

1. Ketua tim (Project Manager)

Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 4 (empat)tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai,

Jumlah yang harus disediakan adalah 1 (satu) orang.

2. Sistem Analis

Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang.

3. Programmer/ Developer

Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 4 (empat) orang.

4. Quality Assurance

Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang

5. Trainers

Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.

Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang.

Keluaran

Keluaran dari proyek ini adalah 

• Versi yang lebih mutakhir dari Sistem Informasi Manajemen Spektrum 
• Dokumentasi laporan tentang maintenance yang berdasarkan acuan hasil dan dokumentasi versi-versi sebelumnya
• Source Code Program berdasarkan acuan dokumentasi proyek
• SOP (System Operating Procedure) dan SMP (System Maintenance Prosedur)
• Garansi dan Training pengguna

Laporan

Laporan terbagi 3 yaitu Laporan Pendahuluan, Laporan Pertengahan berupa laporan Mingguan, dan Laporan Akhir
Laporan Pendahuluan berisi : Rencana Kerja dan Jadwal kegiatan penyedia jasa secara menyeluruh
Laporan Mingguan berisi : Prosentase penyelesaian, Pekerjaan tiap tenaga ahli, kendala yang dialami dalam proses pengembangan
Laporan Akhir berisi : Laporan Pendahuluan, Laporan Pertengahan, Dokumentasi lainnya yang berkorelasi dengan proyek ini.