MPPL - Kerangka Acuan Kerja Sistem Informasi Pengiriman Dokumen

KERANGKA ACUAN KERJA

SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN PAKET DAN DOKUMEN

PADA TIKI

       

1. Latar Belakang

Sebuah informasi merupakan kunci utama dalam sebuah perusahaan. Informasi sangatlah tergantung dari beberapa aspek antara lain aspek sumber, bagaimana mendapatkannya dan beberapa aspek yang lain. Informasi memegang peranan yang penting dalam proses pengambilan keputusan bagi pihak manager. Informasi yang tepat, akurat dan relevan tentunya akan mendukung dalam pengambilan keputusan tersebut.

Dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, untuk mendapatkan informasi yang cepat sudah tidak diragukan lagi. Bahkan keakuratan informasi yang diperoleh akan lebih terjamin. Salah satu teknologi yang dapat memenuhi hal tersebut adalah komputer, dimana dalam pengolahan data komputer akan lebih cepat, sehingga informasi yang didapat tepat pada waktunya.

Dengan banyaknya kemudahan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem komputerisasi tersebut, maka banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem tersebut. Tetapi pada Tiki Gerai 10 Yogyakarta sistem yang diterapkan pada bagian pengiriman paket dan dokumen masih manual yaitu dengan pencatatan tulis tangan pada kwitansi. Akibatnya proses pelayanan data pengiriman paket dan dokumen lambat. Begitu juga untuk memperoleh informasi dan laporan-laporan yang diperlukan.

Berdasarkan masalah tersebut maka kami tertarik untuk membangun aplikasi pengiriman paket yang nantinya mampu meminimalisasi masalah yang ada.

2. Maksud dan Tujuan

1. Adanya sistem pengiriman paket dan dokumen ini dapat memberikan kemudahan kepada instansi yang terkait untuk melakukan pengolahan data pengiriman paket dan dokumen.

2. Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik dari sistem yang sebelumnya karena segala hal pencatatan data user, data paket, data kota dan transaksi pengiriman paket dan dokumen digantikan dengan memasukkan datanya pada program sistem ini.

3. Pengolahan data yang cepat, berkualitas dan lancar ini sangat diperlukan oleh semua setiap tipe organisasi guna membantu dalam mencapai tujuan atau sasaran organisasi.

4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini jika digunakan di Tiki Gerai 10 Yogyakarta antara lain:

• Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.
• Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
• Tata letak dari program dan bentuk output diatur sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat.

3. Sasaran

Tersedianya sistem pengiriman paket dan dokumen yang mudah untuk dikelola dan bisa memberikan akses data yang cepat, tepat, serta akurat.

4. Nama dan Organisasi Pengguna Jasa

PT. Citra Van Titipan Kilat (Tiki) Gerai 10 Yogyakarta

5. Sumber Pendanaan

Anggaran perusahaan sebesar Rp 15.000.000,00 (lima belas juta rupiah). Termasuk untuk biaya komputer dan juga server yang akan digunakan.

6. Lingkup, Lokasi Kegiatan, Data dan Fasilitas Penunjang, Serta Alih Pengetahuan

1. Lingkup Kegiatan

1. Perancangan Sistem

Perancangan yang akan digunakan dalam membuat sistem ini ada 6 macam perancangan, yaitu perancangan proses, flowchart, DFD, ERD, relasi tabel, dan struktur tabel.

2. Perancangan Proses

1. Sistem dapat melakukan pendataan user, paket, kota, dan transaksi.
2. Sistem dapat menampilkan laporan data paket, kota dan transaksi. Pada laporan transaksi dibagi menjadi laporan parameter kota, laporan parameter jenis barang dan cetak kwitansi untuk pengirim dan penerima.
3. Admin dapat mengakses data user, paket, kota, dan transaksi.
4. Operator dapat mengakses data transaksi.
5. Hak akses admin dan operator meliputi tambah, edit, hapus, cari data dan lihat laporan.

Dari gambaran proses diatas dapat diketahui kesatuan luar, data masukan dan data keluaran dari sistem informasi pengiriman paket dan dokumen pada Tiki Gerai 10 Yogyakarta antara lain:

1. Kesatuan Luar

1. Admin adalah pemilik Tiki Gerai 10 Yogyakarta yang memiliki hak akses paling luas. Meliputi hak akses user, paket, kota, dan transaksi
2. Operator adalah operator Tiki Gerai 10 Yogyakarta yang memiliki hak akses untuk mengelola data transaksi

2. Data Masukan

Data masukan meliputi data user, paket, kota, dan transaksi.

3. Data Keluaran

Data keluaran meliputi laporan paket, kota dan transaksi.

3. Sistematis Pembuatan

1. Sistem Flowchart
2. Perancangan Basis Data
3. DFD Level 0 Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen
4. DFD Level 1 Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen
5. DFD Level 2 Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen
6. ERD (Entity Relationship Diagram)
7. Rancangan Form

1. Form Login
2. Form Halaman Home

8. Implementasi Sistem (PHP dan MySQL)

2. Lokasi Kegiatan

Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta

3. Data dan Fasilitas Penunjang

1. Data Paket Barang dan Dokumen
2. Data Pekerja
3. Perangkat Keras

1. Processor         : Intel (R) Core (TM) 2 Duo CPU T5750 @ 2.0 Ghz
2. Memory         : 1,00 GB
3. VGA                 : Mobile Intel (R) 965 Express Chipset Family
4. Hardisk         : 26 GB Free (39GB Total)
5. Sistem Operasi         : Windows 7 Ultimate
6. Keyboard dan mouse

4. Perangkat Lunak

1. MySQL
2. PHP (Perl Hypertext Processor)
3. Adobe Dreamwaver 8
4. Adobe Photoshop CS 3
5. XAMPP 1.7.4
6. Web Browser, Web Server, Database Server, Client Side Cripting, Server Side Cripting

4. Alih Pengetahuan

Penyedia jasa akan memberikan petunjuk berupa tutorial untuk menjalankan aplikasi yang disertakan, dan memberikan pelatihan khusus kepada operator demi memenuhi kebutuhan alih pengetahuan.

7. Metodologi

Metodologi yang digunakan mencakup ke-7 objektif basis data adalah:

1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)
2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)
3. Keakuratan (Accuracy)
4. Ketersediaan (Avaibility)
5. Kelengkapan (Completeness)
6. Keamanan (Security)
7. Kebersamaan pemakaian (Sharability)

Seiring dengan kebutuhan informasi dan pengirim dokumen atau paket, maka akan dipenuhi semua objektif tersebut dan juga pelatihan terhadap operator akan sering dilakukan apabila terjadi maintenancesistem baru.

8. Jangka Waktu Pelaksanaan

Jangka waktu pelaksanan kegiatan ini ± 60 hari (enam puluh) sesuai dengan hari yang ada pada kalender. Tahapan – tahapan seperti yang dijelaskan sebelumnya, akan dilaksanakan dengan tambahan final testing untuk tes akhir yang akan dilakukan oleh end user.

9. Kualifikasi

Kualifikasi yang harus dipenuh oleh penyedia jasa adalah:

1. Mengerti pemrograman berbasis web.
2. Mengerti pengolahan grafis atau desain untuk interface sistem.
3. Memiliki wawasan yang luas dan ide – ide untuk mengembangkan sistem untuk selanjutnya.
4. Memiliki pengalaman setidaknya 5 proyek sudah pernah dibangun dan berhasil.
5. Mengerti manajemen keuangan dan pengelolaan dokumen berupa catatan maupun daftar barang – barang.

10. Tenaga Ahli

Tenaga ahli yang diperlukan untuk menjalankan proyek ini adalah:

1. Pemimpin Proyek (Project Manager)

Pemimpin proyek memiliki kriteria minimal Sarjana Manajemen Bisnis (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 3 tahun pengalaman bekerja. Pemimpin proyek yang dimaksud merupakan orang yang akan mengatur segala urusan yang berkaitan dengan pembangunan sistem atau system developing.

2. Sistem Analis

Sistem analis memiliki kriteria minimal Sarjana Teknik (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 1 tahun pengalaman bekerja. Sistem analis setidaknya dibutuhkan 1 (satu) orang.

3. Programmer

Programmer memiliki kriteria minimal Sarjana Teknik Informatika (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 2 tahun pengalaman bekerja. Programmer dibutuhkan setidaknya 3 (tiga) orang untuk pemrograman web (css/html, php, sql)

4. Desainer

Desainer memiliki kriteria minimal Sarjana Desain Produk (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 1 tahun pengalaman bekerja. Desainer dibutuhkan miniml 1 (satu) orang.

5. Konsultan

Konsultan memiliki kriteria minimal Sarjana (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 2 tahun pengalaman bekerja.

6. Pelatih (Tutor)

Pelatih memiliki kriteria minimal mahasiswa Sarjana Teknik Informatika (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri akreditasi A atau dengan sekurang - kurangnya 2 tahun pengalaman bekerja.

11. Keluaran

Keluaran yang akan dihasilkan kegiatan ini, diantaranya:

1. Aplikasi atau sistem informasi pengirim paket dan dokumen untuk PT. Citra Van Titipan Kilat (Tiki) Gerai 10 Yogyakarta.
2. Dokumentasi untuk pengembangan aplikasi ke depannya karena kebutuhan yang tidak terbatas sesuai dengan perkembangan jaman.
3. Source Code dari program yang berhasil dibangun.
4. Dokumentasi berupa technical manual atau dokumen tutorial yang disertakan dengan aplikasi.
5. Database berupa server yang siap digunakan kapanpun dan dimanapun.

Keluaran ini akan dicetak dalam format Windows Office atau Pdf  sebagai softcopy dan hardcopy yang akan dicetak dalam kerta A4 dan dilaminating, serta dijilik dengan hardcover. Untuk softcopy disertakan dalam CD/DVD dan softcopy tersebut merupakan dokumen terakhir setelah dinyatakan berhasil pada final testing.

12. Pelaporan

Pelaporan disini akan dibagi menjadi 3, yaitu:

1. Laporan Pendahuluan, berisi:

1. Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh untuk pembangunan sistem.
2. Pengalihan sumber daya untuk tahap awal pembangunan sistem.
3. Jadwal kegiatan penyedia jasa.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 5(lima) hari kalender sejak serah terima proyek.

2. Laporan Mingguan, berisi:

1. Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi.
2. Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendalakendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut.
3. Persentase hasil pekerjaan terhadap milestone ataupun hasil akhir yang telah ditetapkan.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya hari selasa setiap minggu sebanyak 1 (satu) buah laporan.

3. Laporan Akhir, berisi:

1. Laporan pendahuluan.
2. Laporan Mingguan.
3. Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan.
4. Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 60 (sembilan puluh) hari berkaitan dengan dokumen akhir yang dijelaskan di bab sebelumnya.